Wichtig zu wissen!

Kategorie: Wichtig zu wissen!

2015
27. Feb.

Rechnung Online

Im Steuervereinfachungsgesetz wurde durch den Bundesrat beschlossen, dass die Echtheit¹ und Unversehrtheit² einer elektronischen Rechnung nicht mehr mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur nachgewiesen werden muss.

RVM hat diese Gesetzesänderung aufgenommen und bietet Ihnen ab sofort die Möglichkeit, Ihre Prämienrechnungen als PDF-Datei per Mail zu erhalten.

Sie benötigen eine E-Mail-Adresse und einen PDF-Reader (kostenloses Tool des Herstellers Adobe³), damit Sie den elektronischen Beleg öffnen und lesen können.

Sie erteilen uns Ihr Einverständnis für den papierlosen Versand unserer Rechnungsbelege, indem Sie uns unter Bezug auf "Rechnung online" eine entsprechende Mailadresse schriftlich mitteilen. Dies kann per Mail, Fax oder Brief erfolgen.

Mit dieser Versandart bieten wir Ihnen die Möglichkeit, den Belegfluss vom Posteingang über den Zahlungsausgleich bis hin zur Ablage elektronisch durchzuführen. Dies spart Zeit, reduziert die internen Wege und verkürzt die Suche nach dem Beleg.

! WICHTIG !
Bevor Sie Ihr Einverständnis erteilen: Falls es Versicherungsverträge gibt, die einer besonderen Vertraulichkeit unterliegen und deren Rechnungen in Ihrem Hause nicht den üblichen Weg von der Eingangskontrolle bis zur Zahlungsfreigabe durchlaufen, sollten Sie auf den Online-Versand verzichten, denn die Umstellung gilt für alle Verträge4, die unter Ihrer Adressierung / Firmierung geführt werden und deren Rechnungsstellung über RVM läuft.

Wenn Sie nach der Umstellung Reklamationen oder Fragen zur elektronischen Rechnung haben, schicken Sie diese per Antwortmail mit einem entsprechenden Kommentar zurück den Mailabsender. Diese Mail wird umgehend an Ihren Betreuer zur Prüfung und Beantwortung weitergeleitet.

Die Archivierungspflicht für elektronische Rechnungen unterliegt den gleichen Bedingungen wie für den Papierbeleg (HGB §257, AO §147).

 

¹Die Echtheit bezieht sich auf die Herkunft der Rechnung. Der Aussteller der Rechnung muss eindeutig identifizierbar sein.
²Die Unversehrtheit bezieht sich auf den Inhalt der Rechnung. Es muss, unabhängig vom Dateiformat, erkennbar sein, ob Manipulationen am Beleg vorgenommen wurden.
³Download-Link: http://www.adobe.com/de/products/reader.html
4Grundsätzlich von dieser Regelung ausgenommen sind Verträge aus dem Bereich der Vorsorge, Lebens- und Krankenversicherung. Diese werden direkt vom Versicherer erstellt und verschickt.